La UGPP, conocida como la Unidad de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales en Colombia tiene como objetivo principal vigilar y hacer seguimiento de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de aportes al sistema de la seguridad social integral, tanto de personas naturales, como de empresas.

La unidad tiene una serie de mecanismos de comunicación interna con otras entidades del estado, que le permite auditar aquellas personas naturales o jurídicas que estén en posibles casos de omisión, errores o pagos inoportunos a seguridad social o parafiscales. 

¿Cuáles son las Etapas del Proceso de la UGPP?

Cuando la entidad identifica estas situaciones inicia su proceso de comunicación vía email del siguiente forma:

  • Oficio Persuasivo o Acción Persuasiva, busca que la persona natural o jurídica realice sus aportes como es debido. En este paso el aportante debe revisar el pago de sus aporte de todos los años y verificar que estén correctos y al día.
  • Requerimiento de Información, en esta etapa inicia el proceso de determinación, donde la UGPP solicita al aportante o tercero, toda la información correspondiente a los aportes de liquidación a seguridad social de un tiempo determinado.
  • Requerimiento para Corregir o Declarar, en esta etapa procede el proceso de fiscalización donde la sanción aumenta del 30% al 35% de su valor inicial.
  • Liquidación Oficial, al recibir este comunicado significa que ya tiene una deuda con el estado, donde la sanción puede que aumente un 60%.
  • Cobro Coactivo, al hacer caso omiso de estos comunicados, la misma aplica una serie de medidas cautelares como el embargo, secuestro y remate de bienes para poder obtener el pago de la deuda.

En este artículo estaremos profundizando un poco más en la etapa del Requerimiento de información. Generalmente la UGPP lleva estas etapas en orden, pero puede que se salte algunas, a pesar de ello, nunca solicita que realicen el pago de los aportes a alguna cuenta bancaria vía correo electrónico. Por esto es importante que siempre cuente con el apoyo de abogados tributaristas especialistas en cualquiera de las etapas de la UGPP.

¿Qué Datos Solicita la UGPP en el Requerimiento de Información?

La UGPP generalmente solicita la siguiente información:

  • Auxiliares de las cuentas contables.
  • Nómina.
  • De trabajadores extranjeros.
  • Información de las planillas PILA.
  • Y en algunos casos solicita información adicional.

¿Cómo se Presenta Cada Requerimiento de Información de la UGPP?

Cada uno de los requerimientos tiene ciertas especificaciones, razón por la cual le recomendamos solicitar una asesoría a nuestros abogados UGPP, así no tendrá que preocuparse por leer e interpretar leyes, por lo que podrá concentrar sus esfuerzos en mantener su empresa en funcionamiento y mejorar su productividad. En cuanto a los requerimientos de información, se deben presentar de la siguiente forma:

  • La información auxiliar de las cuentas contables de servicios y diversos, se debe presentar en formato Excel, consolidado por año, detallados por mes y por terceros.
  •  Nómina, debe estar presentada en formato Excel, cada archivo por año, detallando los pagos de forma mensual, nombres y tipo de vinculación laboral, fecha de ingreso o retiro, incapacidades, suspensiones, permiso o licencia, retiro, vacaciones, alguna otra novedad.
  • Trabajadores extranjeros, en el caso de trabajadores que no realizaron aportes a la seguridad social, deben presentar la copia del documento de identidad vigente en Colombia, el contrato de trabajo u orden de prestación de servicios y la constancia de aportes a pensiones en el país de origen.
  • Sobre la información de planillas PILA, el periodo de pago que se debe registrar es el correspondiente al periodo de pago de los demás subsistemas (pensión, riesgos laborales y cajas de compensación).
  • Sobre otros requerimientos, depende del caso, es importante que en estos, consulte a un abogado laboral especialista en casos de la UGPP como los que tenemos en nuestra firma.
  • Toda esta información debe estar certificada de manera que al ser enviada a la UGPP cuenten con la información verídica de la empresa, firmada por un abogado apoderado de ser necesario, un contador y el representante legal de la empresa o trabajador independiente.

¿Cómo Debo Enviar el Requerimiento de Información de la UGPP?

El envío de la respuesta del requerimiento de información no puede sobrepasar la fecha de vencimiento de la respuesta (un (1) mes calendario)) para evitar sanciones. Toda la información debe ser enviada a través de la sede electrónica de la UGPP, una vez recibida la información por la UGPP, recibirá vía correo electrónico la recepción del correo y el número de radicación de su proceso.

Cada uno requiere ciertas especificaciones, es por ello que en cualquiera de estos casos siempre es importante contar con el apoyo de abogados ugpp como los que tenemos en Legaltop, lo invitamos a contactarnos al +57 312 5027910 o al formulario de contacto de nuestra página.

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